Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist ein Schreiben, das Kunden dazu auffordert, ihre offenen und überfälligen Rechnungen zu begleichen. Ein typischer Mahnprozess besteht aus drei Mahnstufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung

Sobald die Leistung erbracht wurde oder die Ware an die Kunden geliefert wurden, wird generell eine Rechnung über die vereinbarte Summe gestellt. Diese Rechnung sollte Zahlungsbedingungen enthalten, die entweder als Zeitraum oder als Zeitpunkt angegeben werden kann. Beispielsweise "Zahlbar bis 30.05.2023", "Zahlbar sofort ohne Abzug" oder "Bitte innerhalb von 10 Tagen überweisen".

Wann wird eine Mahnung fällig?

Falls Ihr Kunde innerhalb der in den Zahlungsbedingungen genannten Frist nicht bezahlt, sollten Sie eine freundliche Zahlungserinnerung versenden. Es ist jedoch empfehlenswert, zumindest einige Tage zu warten, bevor Sie Ihre Mahnung verschicken, um mögliche Verärgerungen der Kunden zu vermeiden.

Wenn der Kunde immer noch nicht bezahlt, sollten Sie mit ein paar Tagen Abstand eine 1. und ggf. eine 2. Mahnung versenden, wobei das Dringlichkeits-Niveau mit jeder Mahnstufe steigt. Wenn nach drei oder vier Mahnungen keine Zahlung eingeht, sollten Sie erwägen, Ihre Forderung an ein Inkassobüro zu übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Ob und wie viel Mahngebühren verlangt werden, steht Ihnen offen. Als Orientierung kann für die erste Mahnung eine Gebühr von bis zu 5€, für die zweite Mahnung bis zu 7,50€ und für die dritte Mahnung bis zu 10€ erhoben werden.

Mahnung in der Gebäudereinigung

Für Gebäudereinigungen ist es besonders wichtig, dass die Kunden ihre Rechnungen fristgerecht begleichen. Denn oft ist das Leistungsspektrum von Gebäudereinigern sehr umfangreich und umfasst neben der Reinigung von Gebäuden auch die Pflege von Grünflächen, die Entsorgung von Müll und viele weitere Tätigkeiten. Eine pünktliche Zahlung der Kunden ist daher unerlässlich, um einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen.

Mahnung für Betreuungsdienste

Auch Betreuungsdienste und Alltagshilfen sind auf eine zeitnahe Zahlung der Kunden angewiesen. Hier geht es oft um die Betreuung von älteren oder kranken Menschen, die auf die Hilfe der Betreuungsdienste angewiesen sind. Wenn die Kunden nicht pünktlich zahlen, kann das dazu führen, dass der Betrieb nicht mehr aufrechterhalten werden kann oder dass die Mitarbeiter nicht rechtzeitig bezahlt werden können.